content
Informatiebeheer Rotterdam
zoek in de website

Waarom informatie bewaren?

Voor het goed functioneren van een proces is integere en bruikbare informatie nodig. Ook als het proces is afgehandeld kan de informatie nog van belang zijn.

Een gemeentelijk proces kan alleen functioneren als het gevoed wordt met informatie. Dat begint al bij de start: een vergunningsaanvraag, een klacht, een subsidieverzoek is de trigger voor het opstarten van een zaak.

Tijdens de behandeling komen daar steeds meer documenten bij: adviezen, gespreksverslagen, beschikkingen. Om de continuïteit lopende een zaak te waarborgen, ook wanneer behandelaren vertrekken, met vakantie zijn, ziek worden, moet die informatie integer, vindbaar en raadpleegbaar zijn. Na afronding van de zaak is er op deze manier een heel dossier opgebouwd. De zaak is afgelopen, maar het dossier is nog lang niet aan het einde van zijn leven. Dat is weer nodig als bewijsmateriaal, naslag en informatiebron voor nieuwe zaken: handhaving, accountantscontrole, managementinformatie, onderhoud, informatieverzoeken in het kader van de WOB, raadsenquêtes.

Het is daarom van groot belang om procesinformatie te bewaren zo lang er nog dit soort belangen kunnen spelen. Als deze ontbreekt, onvindbaar is of niet te raadplegen loopt het concern Rotterdam risico’s op financieel, juridisch en operationeel gebied.