content
Informatiebeheer Rotterdam
zoek in de website

Overbrenging van (papieren) archiefbescheiden naar het Stadsarchief

Het merendeel van de informatie die de gemeentelijke organisaties vormt en beheert, verliest na verloop van tijd zijn bewijs- of verantwoordingswaarde. Het overige deel van die archieven dat een blijvende waarde heeft, wordt mettertijd overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Overbrenging is de fysieke verplaatsing van blijvend te bewaren informatie naar een archiefbewaarplaats. Overbrenging van overheidsarchieven is een taak die omschreven wordt in de Archiefwet, artikel 12 en geldt voor alle overheidsorganisaties.

Voor de gemeentelijke organisaties in Rotterdam, een aantal gemeenten in de regio en enkele andere overheidsorganen is het Stadsarchief Rotterdam aangewezen als de archiefbewaarplaats.

Waarom overbrengen?

De Archiefwet geeft twee redenen om informatie met historische waarde over te brengen:

  1. Na overbrenging wordt de openbaarheid van de informatie vergroot, tenzij bij de overbrenging in overleg tussen de beheerder en het Stadsarchief beperkingen zijn gesteld aan de openbaarheid. Vóór de overbrenging regelde de Wet openbaarheid van bestuur de openbaarheid van de informatie. Na overbrenging geldt het ruimere openbaarheidregime van de Archiefwet.
  2. Daarnaast komt de overgebrachte informatie in een omgeving die gericht is op lange termijn bewaring en zwaardere eisen stelt aan de bescherming tegen bedreigingen als diefstal, brand en waterschade.

Welke informatie overbrengen?

In de landelijk geldende selectielijst (PDF) voor (inter)gemeentelijke organisaties is vastgelegd welke informatie een gemeente permanent bewaart. Idealiter beschikt de organisatie over een organisatiespecifieke selectielijst waarin wordt vermeld welke categorieën informatie blijvend bewaard worden en welke voor vernietiging in aanmerking komen. Heeft de organisatie geen eigen selectielijst, dan kan in overleg met het Stadsarchief, aan de hand van de landelijke selectielijst worden bepaald welke informatie blijvend bewaard en dus overgebracht wordt.

Wanneer en hoe over te brengen?

Informatie wordt binnen tien jaar na het verstrijken van de wettelijke termijn van twintig jaar overgebracht. Dat wil zeggen dat bij de overbrenging het oudste stuk dertig jaar oud is. In het geval dat informatie ouder dan dertig jaar nog frequent geraadpleegd wordt, kan eventueel uitstel van overbrenging worden verleend. Opschorting van die termijn is alleen mogelijk na machtiging van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland.

Wanneer te bewaren archiefmateriaal niet meer nodig is voor de administratie, kan de gemeentearchivaris in bijzondere gevallen toestaan dat informatie eerder dan na twintig jaar wordt overgebracht.

Het voornemen tot overbrengen dient tijdig kenbaar te worden gemaakt aan de gemeentearchivaris.

Het overbrengen van archieven gebeurt periodiek, in onderling overleg af te spreken tussen de organisatie en het Stadsarchief. Voordat een archief kan worden overgebracht naar het Stadsarchief, moet het voldoen aan de normen gesteld in de Archiefregeling. In de praktijk zijn die vertaald met behulp van de zogenaamde LOPAI-normen.

Voordat het archief in de bewaarplaats wordt opgenomen vindt er een controle plaats op de materiële staat van het archief. Voldoet het aan de gestelde kwaliteitseisen dan kan het transport naar het Stadsarchief plaatsvinden.

Van de overbrenging wordt een verklaring van overbrenging in tweevoud opgesteld, ondertekend door het hoofd van de overbrengende organisatie en door de gemeentearchivaris. De archiefinventaris is een bijlage bij de verklaring.