Metadata

Metadata vergemakkelijken het vinden, interpreteren, uitwisselen en beheren van informatie en bieden mogelijkheden om de betrouwbaarheid van informatie te controleren. Voor een transparante, dienstverlenende en betrouwbare overheid zijn metadata dus onmisbare bouwstenen.

Om hun functie als bewijs en informatiebron te kunnen vervullen zijn metadata voor archiefbescheiden van essentieel belang. Daarom is in de Archiefregeling voorzien in de verplichting om een metadataschema als bedoeld in de standaard voor metadata voor archiefbescheiden (NEN-ISO 23081) vast te leggen. Dergelijke gegevens vertellen waar de bescheiden vandaan komen, en wanneer, waarom en door wie ze gemaakt zijn. Ook geven de metadata informatie over hoe archiefbescheiden in de loop der tijd zijn bewaard en beheerd.

De term metadata betekent niets anders dan gegevens over gegevens. Voorbeelden van metadata zijn: naam van de auteur of afzender van een document, datum, omschrijving van het document, bestandsformaat, omvang (bijvoorbeeld in kB of MB), etc.

Het begrip metadata wordt vaak geassocieerd met digitale informatie. Maar ook bij papieren documenten worden al eeuwenlang metadata toegevoegd, op de documenten zelf.

Metadata zijn onmisbaar voor zowel een duurzame en toegankelijke staat van archiefbescheiden, als voor de authenticiteit en integriteit ervan. In die zin maken zij onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop zij betrekking hebben.

We onderscheiden drie soorten metadata:

1. beschrijvende metadata (identificatie, interpretatie, authenticatie, vinden);
2. administratieve of beheersmetadata (autorisatie, logistieke gegevens, eigendom, formele herkomst, verantwoording van beheersactiviteiten); en
3. technische metadata (software, hardware, opslagformaat). De eerste groep bestaat hoofdzakelijk uit gegevens over de context van de documenten; de tweede groep bestaat uit gegevens ten behoeve van het archiefsysteem, de derde groep uit technische gegevens van het systeem waarmee de informatie is gecreëerd en beheerd wordt.

Welke metadata?

De Archiefregeling stelt dat de zorgdrager aan archiefbescheiden metagegevens koppelt aan de hand waarvan te allen tijde kan worden vastgesteld:

• de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;
• wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;
• de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden;
• de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten; en
• de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.

Eén van de eisen aan metadata is dat ze doorlopend onderhoud vereisen. Digitale archiefbescheiden raken zowel in ruimte als in tijd verder verwijderd van hun oorspronkelijke omgeving. Daarom is het nodig om expliciet te benoemen waarom ze gemaakt zijn (contextinformatie), door meer informatie toe te voegen (in metadata). Kennis over de ontstaansomgeving kan later of in een andere organisatie niet zo maar bekend worden verondersteld. Daarnaast is er het semantische aspect: vakjargon is meestal buiten het gebied waarin het wordt gebruikt, onvoldoende of niet bekend. Bovendien kan de betekenis van woorden en begrippen in de loop der tijd veranderen. Dat alles wordt gedocumenteerd, zodat toekomstige gebruikers de informatie juist kunnen interpreteren.

Het Stadsarchief Rotterdam heeft een metadatamodel (PDF - 192KB) vastgesteld voor de duurzame opslag, beheer en beschikbaarstelling van zowel analoge als digitale informatieobjecten van het Concern. Ten behoeve van de overdracht van digitale informatie is een protocol, het Submission Information Package (SIP) (PDF - 106KB), met een set metadata die de archiefvormer minimaal bij de overdracht van dient aan te leveren, vastgesteld.