Bewerken van (papieren) archieven

In de praktijk is het geregeld noodzakelijk dat informatie eerst nog bewerkt wordt vóórdat overbrenging naar het Stadsarchief kan plaatsvinden. Het is raadzaam om het Stadsarchief tijdig hierbij te betrekken. In gezamenlijk overleg kan worden bepaald aan welke kwaliteitseisen het over te brengen archief moet voldoen. Op die wijze worden extra kosten bij overbrenging voorkomen en worden de gemeentelijke kwaliteitseisen in het bewerkingstraject meegenomen.

Onder bewerken verstaan we alle werkzaamheden aan het archief om het in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen vóór de overbrenging van dat archief naar een archiefbewaarplaats.

Het bewerken bestaat uit selectie, ordening, beschrijving, verpakking en andere materiële verzorging.

Het eindresultaat van het bewerkingsproces is een goed geselecteerd, geordend en geïnventariseerd archief dat voldoet aan de kwaliteitseisen voor overbrenging. De beschrijvingen in de inventaris bieden toekomstige gebruikers een voldoende en duidelijke toegang om het archief te kunnen raadplegen. Die kwaliteiteisen zijn bepaald in de Archiefregeling. In de praktijk zijn die vertaald met behulp van de zogenaamde LOPAI-normen:

1. Het archief bevat geen ordners, nietjes, paperclips, ander ijzerwerk, gele memobriefjes of plastic mapjes.
2. Gebruikte materialen voldoen aan de normen en eisen, zoals gesteld in de artikelen 3 tot en met 15 van de Archiefregeling. Dit houdt onder meer in dat de materialen, zoals (dossier)omslagen, bindmateriaal, eventuele scheidingsstroken, etiketten en archiefdozen zuurvrij dienen te zijn.
3. De overbrenging van digitale archiefbestanden vindt in ieder geval plaats in een op lange termijn raadpleegbaar bestandsformaat, dat in overleg met het Stadsarchief wordt bepaald; nadere regels hiervoor worden nog uitgewerkt
4. Het archief is niet vermengd met archief van andere, opgeheven of overgenomen instellingen. Is dat wel het geval dan dienen de verschillende archieven van elkaar gescheiden te worden.
5. Het archief bevat geen (op termijn) vernietigbare informatie.
6. De verschillende archiefonderdelen zijn uniek genummerd (zonder subnummers) en beschreven in een inventaris.
7. De inventaris geeft een logische en gestructureerde opsomming van de archiefonderdelen, vast te stellen in overleg met het Stadsarchief.
8. De inventaris bevat tevens een inleiding met een korte institutionele geschiedenis van de organisatie.
9. De inventarisnummering sluit aan op eventueel al bij het Stadsarchief aanwezige bescheiden.
10. De inventaris wordt zowel op papier als digitaal (tabel in Word, Excel, Access) aangeleverd.

De verantwoordelijkheid om het archief in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen berust bij de organisatie die het archief heeft gevormd en/of beheert.

Veelal beschikt de verantwoordelijke organisatie niet over voldoende capaciteit om die noodzakelijke bewerking zelfstandig uit te voeren. Die klus kan dan eventueel worden uitbesteed aan een archiefbewerkingsbureau of in eigen beheer onder begeleiding van het Stadsarchief worden uitgevoerd.

Voor de aanbesteding van de bewerking van archieven van onderdelen van het Concern is op basis van een model van het Landelijk Overleg van Provinciale ArchiefInspecteurs een Rotterdamse modelovereenkomst (PDF) opgesteld.